Digitalizzazione degli archivi edilizi: la sindaca Ferdinandi e l’assessore Stafisso in visita a Balanzano

Prosegue l’impegno del Comune di Perugia nel percorso di digitalizzazione del patrimonio documentale comunale. Nella mattinata di ieri, 11 dicembre, la sindaca Vittoria Ferdinandi e l’assessore Andrea Stafisso hanno effettuato un sopralluogo presso l’archivio comunale di Balanzano, dove è attualmente in corso la lavorazione dei faldoni previsti dal settimo contratto applicativo dell’accordo quadro in essere con il raggruppamento temporaneo di imprese Demax Depositi e Trasporti e Alba Ingegneria srl. Quest’ultimo contratto è stato fortemente voluto dall’Amministrazione e rappresenta un importante passo in avanti verso la completa digitalizzazione.

Ad accogliere gli amministratori erano presenti tecnici comunali, il personale dell’archivio e i rappresentanti delle ditte esecutrici.  Il progetto ha preso avvio nel 2023, con un finanziamento di 300mila euro a valere su fondi FESR della programmazione regionale 2014-2020. L’obiettivo era procedere alla scansione e alla metadatazione delle pratiche contenute nei 5.780 faldoni dislocati negli archivi di Palazzo Grossi, per un totale di 811 metri lineari di scaffalature, e nei 9.309 faldoni ubicati nella sede di Ponte San Giovanni, che occupavano 1.410 metri lineari di scaffali.

Fino ad ora, con un investimento di € 901.277,44 (iva compresa) sono stati digitalizzati 5.432 faldoni, contenenti 82.122 pratiche: 39.573 pratiche sono state digitalizzate nel 2023, 29.279 nel 2024 e 13.270 nel 2025. La ricollocazione e la compattazione dei faldoni, compresa la loro riorganizzazione e lo scarto della documentazione non significativa, ha consentito il risparmio in termini di spazio di 450 metri lineari di scaffali dell’archivio a Ponte San Giovanni e 407 metri lineari nella sede di Palazzo Grossi.

La digitalizzazione, relativa all’ultimo contratto applicativo, su 2.371 faldoni, stimabili in circa 35mila pratiche, che gli operatori affidatari devono concludere entro il 31 dicembre 2025, procede senza sosta ed ha già raggiunto una percentuale del 50% delle pratiche.  Considerato che l’accordo quadro ha una validità quadriennale, con la possibilità di rinnovo per ulteriori due anni prevista in fase di gara, il Comune di Perugia punta a raggiungere l’obiettivo della completa digitalizzazione degli archivi delle pratiche edilizie per ottenere indubbi vantaggi, per cittadini, professionisti e per l’amministrazione con particolare riferimento al tema dell’accesso agli atti.

Mario Riberti, dipendente dei Servizi Web, ha illustrato nel dettaglio il quadro tecnico-organizzativo: “L’accordo quadro avviato nel 2023 prosegue secondo il cronoprogramma, con una stretta collaborazione con Demax e Alba Ingegneria. Abbiamo già digitalizzato e ricollocato oltre un terzo del materiale e attendiamo entro la fine dell’anno la riconsegna che ci consentirà di superare la soglia del 50% grazie all’impulso dato con l’ultimo contratto applicativo finanziato dall’amministrazione. La scansione non è solo un vantaggio per la ricerca immediata degli atti, ma permette anche una classificazione più ordinata: istanze, provvedimenti, istruttorie, grafici e fotografie sono ora accessibili con un semplice click. Inoltre, grazie all’integrazione con il GIS comunale, è possibile visualizzare tutte le pratiche relative a un edificio direttamente dalla mappa”.

In rappresentanza delle ditte esecutrici, Roberta Tarallo (Demax) ha descritto il processo operativo: “Il lavoro procede in modo lineare, grazie a un confronto quotidiano con gli uffici comunali. Ogni faldone viene registrato, normalizzato, scansionato e sottoposto a controllo visivo, poi metadatazione e pubblicazione su ZenShare. È un processo rigoroso che garantisce qualità e completezza dei dati”.

La sindaca Ferdinandi ha espresso apprezzamento per il lavoro svolto e per la collaborazione tra uffici e imprese: “A nome di tutta l’Amministrazione voglio manifestare grande soddisfazione. Il nostro Comune sta affrontando una trasformazione complessa, ma vedo una squadra coesa e consapevole dell’importanza di questo percorso. La digitalizzazione è uno strumento fondamentale per offrire ai cittadini risposte più trasparenti, rapide ed efficaci. Oggi sull’accesso agli atti viviamo criticità difficili da spiegare all’esterno: la piena digitalizzazione degli archivi rappresenta la strada maestra per superarle. Per questo abbiamo investito risorse importanti e continueremo a farlo”.

L’assessore Stafisso ha sottolineato il valore strategico del progetto per la modernizzazione dei servizi e che l’amministrazione ha voluto investire ingenti risorse comunali, circa 400mila euro, sul settimo contratto applicativo, il più corposo finora. “Proseguire su questo percorso per noi è fondamentale – ha detto -. Solo così si potrà migliorare in modo decisivo l’accesso alle pratiche, incluse quelle edilizie. Non si tratta solo di scansionare documenti, ma di strutturarli attraverso la metadatazione, affinché possano essere interrogati e utilizzati davvero. Questo progetto è un esempio concreto di trasformazione digitale che agevola il lavoro dei tecnici e genera benefici quotidiani per cittadini e professionisti. Siamo arrivati al 50% dei faldoni digitalizzati e vogliamo imprimere un ulteriore impulso nei prossimi mesi”.

La visita si è conclusa con un confronto sulle prossime fasi del progetto, che – grazie alla possibilità di rinnovo dell’accordo quadro – proseguirà fino al completamento della digitalizzazione dei circa 15mila faldoni complessivi, consentendo al Comune di Perugia di recuperare spazi, tutelare il patrimonio documentale e migliorare sensibilmente i servizi di consultazione.